Verwerkersovereenkomst

De overeenkomst wordt gesloten tussen de zorgaanbieder als verwerkingsverantwoordelijke en RIISE B.V., Hindestraat 17, 6414 CT Heerlen, KVK 98431471, als verwerker. Zij hoort bij de dienstverleningsovereenkomst voor Zorgflow en loopt zolang die loopt. De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de administratieve ondersteuning van de zorgverlening door de verwerkingsverantwoordelijke.

Doel: administratieve ondersteuning van de zorgverlening. Het omzetten van gesproken of getypt cliëntcontact naar concept-rapportages in zorgtaal, analyse van het verloop over de tijd, en de registratie van gewerkte tijd en zakelijke kilometers die bij een geaccordeerde rapportage ontstaat, met de factuurvoorstellen die daaruit volgen.

Betrokkenen: cliënten en medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke, en de contactpersoon van een facturatieontvanger wanneer de facturatiemodule is geactiveerd. Bijzondere categorie: gezondheidsgegevens. De verwerker verwerkt geen burgerservicenummer; de verwerkingsverantwoordelijke voert geen BSN in het systeem in.

In de overeenkomst wordt per organisatie aangekruist welke functies zijn geactiveerd: rapportage via spraak, rapportage via tekst, dossieranalyse, urenregistratie, kilometerregistratie, tarieven en facturatie, en het managementdashboard. Wat niet is aangekruist, wordt niet verwerkt. Een ECD-koppeling, single sign-on, offline gebruik en cliëntaccounts bestaan niet.

De verwerker verwerkt uitsluitend op schriftelijke instructie van de verwerkingsverantwoordelijke; deze overeenkomst en het gebruik van de applicatie gelden als zodanige instructie. De verwerker meldt het wanneer een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG. De verwerker legt geheimhouding op aan iedereen die toegang heeft tot de gegevens, inclusief ingehuurde ontwikkelaars. Partijen erkennen dat de verwerker onder het afgeleide beroepsgeheim van artikel 7:457 BW valt.

De verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen:

• Toegang uitsluitend op basis van een geldige zorgrelatie
• Verplichte tweefactorauthenticatie
• Volledige logging van inzage en handelingen, onwijzigbaar
• Alle verwerking binnen de Europese Economische Ruimte
• Versleuteling in transport en in rust
• Bewaartermijnen met automatische dagelijkse opschoning: 24 maanden voor geaccordeerde rapportages, 36 maanden voor de auditlog en 84 maanden voor uren-, kilometer- en facturatiegegevens op grond van de fiscale bewaarplicht. Het bewaarbeleid is op dit punt leidend

De verwerker is niet NEN 7510-gecertificeerd. De maatregelen zijn ingericht naar de norm en per maatregel gedocumenteerd; partijen leggen vast of en wanneer certificering wordt verlangd.

De verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor de inschakeling van de gepubliceerde subverwerkers. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf gemeld, waarbij de verwerkingsverantwoordelijke bezwaar kan maken. De verwerker legt aan elke subverwerker verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst.

De verwerker biedt functies waarmee de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken van betrokkenen kan afhandelen: inzage en dataportabiliteit via export, verwijdering, en inzage in de toegangslogging zoals Wabvpz artikel 15a verlangt. Verzoeken die rechtstreeks bij de verwerker binnenkomen op privacy@zorgflow.ai worden niet zelf afgehandeld maar onverwijld doorgestuurd naar de verwerkingsverantwoordelijke, met bericht aan de betrokkene.

De verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking aan de verwerkingsverantwoordelijke, met de informatie die deze nodig heeft om binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens te kunnen melden. Meldadres in beide richtingen: security@zorgflow.ai. Een melding bevat geen cliëntgegevens; aard, omvang en categorieën volstaan.

De verwerkingsverantwoordelijke mag maximaal één keer per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige, met een aankondiging van 30 dagen en tegen redelijke kosten. De verwerker verstrekt daarnaast op verzoek de beschikbare rapportages van zijn subverwerkers, waaronder de SOC 2 Type II-rapportage van Convex en het NEN 7510-dekkingsrapport van Microsoft voor Azure.

Bij beëindiging levert de verwerker binnen 30 dagen alle gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke uit in een gangbaar, machineleesbaar formaat, inclusief de auditlog. Daarna vernietigt de verwerker alle gegevens en bevestigt dat schriftelijk. De verwerkingsverantwoordelijke kan verlangen dat de vernietiging pas plaatsvindt na bevestiging dat de uitlevering volledig is.

De verwerkersovereenkomst, de dienstverleningsovereenkomst en de algemene voorwaarden vormen samen één geheel. Gaat het over de verwerking van persoonsgegevens, dan gaat de verwerkersovereenkomst voor op de andere twee. Voor alle overige onderwerpen gaat de dienstverleningsovereenkomst voor, en de verwerkersovereenkomst weer voor op de algemene voorwaarden.

Spreekt de hoofdtekst een bijlage tegen over de feitelijke verwerking, de subverwerkers, de bewaartermijnen of de maatregelen, dan wint de bijlage. Die wordt bijgewerkt zodra de dienst verandert; zou de hoofdtekst voorgaan, dan won een verouderde samenvatting het van de actuele feiten.

Aansprakelijkheid volgt de dienstverleningsovereenkomst en de algemene voorwaarden. Voor schade uit een aan de verwerker toerekenbare inbreuk in verband met persoonsgegevens geldt het verhoogde maximum dat in de dienstverleningsovereenkomst staat.

Nederlands recht. Geschillen gaan naar de bevoegde rechter van de rechtbank Limburg, tenzij partijen er samen uitkomen; dat heeft altijd de voorkeur.

De overeenkomst wordt door beide partijen ondertekend door een daartoe bevoegde vertegenwoordiger, met vermelding van naam, functie, plaats en datum. Namens RIISE B.V. tekent Jeffrey Linssen, bestuurder.